Nghề đối ngoại

Khác với đối ngoại nhà nước, nghề đối ngoại cho các Công ty, tổ chức xuất hiện ở Việt Nam chưa lâu, chỉ phổ biến khi các tập đoàn nước ngoài vào Việt Nam.

I.

Nếu có một ngày, bạn thấy bạn học cũ, đồng nghiệp cũ của mình mặc đẹp đi dự các sự kiện, thường xuyên xuất hiện tại các chốn sang chảnh, đi công du nước ngoài, đi xem hoà nhạc, đi làm từ thiện,... Hỏi thì bảo đang đi làm việc, nhưng việc gì thì chả nói.

Bạn có thể chắc đến 90% rằng người đó đang làm nghề đối ngoại.

Khác với đối ngoại nhà nước, nghề đối ngoại cho các công ty, tổ chức xuất hiện ở Việt Nam chưa lâu, chỉ phổ biến khi các tập đoàn nước ngoài vào Việt Nam, họ cần một người am hiểu địa phương, giúp họ làm việc với chính quyền trung ương và địa phương. Khi đó những người được thuê thường là những người trong nhà nước chuyển ra hoặc về hưu, những người đi học ở nước ngoài về có trình độ ngoại ngữ tốt.

Gần đây, đội ngũ đối ngoại này đã được trẻ hoá, chủ yếu là trai thanh gái lịch, những người được đào tạo bài bản, có ngoại ngữ tốt, kỹ năng giao tiếp, nhiệt tình cống hiến cho công việc, có khả năng xây dựng, duy trì và mở rộng các mối quan hệ.

Những năm 2000, đối ngoại (Public Affairs) và quan hệ công chúng (PR) thường được gộp với nhau, nhầm với nhau. Ngày nay, hai công việc này đã được tách biệt và người ta thường đặt ở tầm cao hơn, đặc biệt khi PR nay đã được đánh đồng với nghề tiếp thị rượu tại nhiều quán bar, vũ trường.

II.

Để hiểu công việc của đối ngoại, trước đây trên mạng có một mẩu chuyện nhỏ liên quan đến vấn đề nhân sự như sau:

Vân là một cô gái cực kỳ xinh đẹp, cô đã làm việc ở công ty này được ba năm rồi, những đồng nghiệp đến sau cô lần lượt có được cơ hội thăng chức, còn cô cứ mãi giậm chân tại chỗ, trong lòng cảm thấy không công bằng. Một hôm cô gặp thẳng giám đốc công ty hỏi về vấn đề của mình. Vị giám đốc cười nói: "Việc của cô lát nữa chúng ta sẽ nói tiếp, bây giờ tôi đang có một việc quan trọng cần làm, hay là cô giúp tôi xử lý trước đã?"

"Một đối tác chuẩn bị tới công ty chúng ta khảo sát sản phẩm, cô hãy liên hệ với họ, hỏi xem khi nào họ đến."

"Đây đúng là một nhiệm vụ quan trọng." Trước khi đi cô không quên chế nhạo một câu.

Mười lăm phút sau, cô đến văn phòng của ông chủ.

"Đã liên hệ được chưa?" Ông chủ hỏi.

"Liên hệ rồi ạ, họ nói có thể tuần sau sẽ đến."

"Cụ thể là thứ mấy?" Ông chủ hỏi.

"Cái này tôi không hỏi kỹ."

"Bên họ có mấy người sang?"

"Ôi! Ngài có hỏi tôi câu này đâu!"

"Vậy họ sẽ đi bằng tàu hoả hay máy bay?"

"Câu này ngài cũng đâu có bảo tôi hỏi!"

Ông chủ không nói gì nữa, ông gọi điện thoại bảo Ngọc đến.

Ngọc vào công ty làm việc sau Vân một năm, hiện đã là người phụ trách của một bộ phận, Ngọc cũng nhận nhiệm vụ giống Vân khi nãy.

Một lúc sau, Ngọc quay lại. "Là thế này", Ngọc nói: "Bên họ sẽ đi chuyến bay vào 3 giờ chiều thứ sáu tuần sau, khoảng tầm 6 giờ sẽ đến nơi, bên họ có 5 người, trưởng đoàn là giám đốc Toàn của bộ phận vật tư, tôi đã nói với anh ấy rồi, công ty chúng ta sẽ phái người đến sân bay đón họ."

"Ngoài ra, họ dự định sẽ khảo sát trong vòng hai ngày, hành trình cụ thể, khi họ đến nơi, hai bên sẽ cùng bàn bạc. Để thuận lợi cho công việc của hai bên, tôi đưa ra ý kiến sắp xếp cho họ nghỉ ở Khách sạn Quốc Tế ở ngay gần đây, nếu ngài đồng ý, ngày mai tôi sẽ đặt phòng trước."

"Còn nữa, dự báo thời tiết tuần sau có mưa, tôi sẽ giữ liên lạc với họ thường xuyên, nếu có gì thay đổi tôi sẽ báo lại ngay cho chủ tịch."

Vân đứng bên cạnh, mặt đỏ bừng, không nói được gì nữa, ngại ngùng quay về văn phòng.

Câu trả lời của Ngọc phản ánh mức độ cơ bản nhất của một người biết làm đối ngoại. Đó là những con người chủ động, tỉ mỉ, cẩn thận, có cái nhìn toàn diện về công việc, lường trước được các việc phát sinh. Đây là những người làm việc như chơi mà chơi thì thực ra cũng là đang làm việc.

Ở cấp độ cao hơn và ở các công ty lớn, giám đốc đối ngoại, trợ lý đối ngoại là những người đại diện cho hình ảnh của công ty ở một cấp độ nhất định. Họ là những người hiểu rõ về chiến lược, về mục tiêu, về thương hiệu của công ty. Họ am hiểu sâu sắc về văn hoá, về giao tiếp, về pháp luật và các kỹ năng giao tiếp khác. Họ có khả năng xây dựng, duy trì và phát triển một mạng lưới quan hệ sâu rộng đối với các thành phần khác nhau: chính phủ, chính quyền địa phương, đối tác, đối thủ, báo chí, truyền thông.

Ngoài việc quan hệ với bên ngoài, những người đối ngoại còn phải đảm bảo các đơn vị bên trong công ty mình, lãnh đạo của mình chia sẻ và hiểu được các mục tiêu, tiêu chuẩn của các hoạt động đối ngoại. Khi nào cần com-lê, cà vạt, khi nào mặc đồ thể thao, tham gia tiệc thế nào, đâu là bản sắc, tiêu chuẩn đối ngoại của công ty. Việc này, thực tế còn khó hơn việc đối ngoại.

III.

Trong những nơi tôi đã đi qua, tôi có ấn tượng mạnh với những nhân viên của các tập đoàn lớn của Hàn Quốc. Họ luôn mặc vest, đeo cà vạt, nữ trang điểm như các ngôi sao. Họ luôn tràn đầy sức sống, vui tươi và chủ động. Đặc biệt, họ luôn mang theo danh thiếp bên mình. Khi chưa trao danh thiếp, cuộc gặp coi như chưa bắt đầu. Còn nếu bạn quên ư, bạn sẽ chỉ được tha thứ nếu như bạn ở vị trí cao hơn hoặc là người nước ngoài...

Người Hàn Quốc luôn biết cách đưa câu chuyện đi theo ý của họ, biết tạo không khí chân thành, cởi mở, nhanh chóng đưa mối quan hệ đi vào chiều sâu, neo vào đó các thông điệp, các hành động cụ thể để phát triển mối quan hệ đó. Rất ít chuyện hứa mà không làm. Nói chung, họ thường là người chủ động dẫn dắt các quan hệ và đạt nhiều thành công từ đó.

IV.

Đối ngoại, không chỉ là mặc đẹp, chơi sang, ăn ngon, du lịch khắp nơi. Có thể nói đối ngoại là hoạt động mang tính phức tạp nhất của các tổ chức và con người. Làm sao chơi ra được việc và giữ được các nguyên tắc, hình ảnh của mình. Nhiều người đến với đối ngoại để rồi bị cuốn vào các cuộc chơi, cuốn vào công việc mà quên mất gia đình và các giá trị của mình. Có người đã phải bỏ nghề vì không chịu được áp lực, thị phi.

Dù thế nào đi nữa, đối ngoại đang nằm trong top các nghề có thu nhập tốt và được các bạn trẻ quan tâm, tìm hiểu. Để thành công trong nghề, ngoài việc có một nền tảng tốt về giao tiếp, về ngoại ngữ, về xử lý tình huống, tuỳ theo công ty và ngành nghề, bạn cần thường xuyên cập nhật các xu thế, các kiến thức, học cách kiểm soát các mối quan hệ của mình.

Có một nghề, nhìn thì như không làm gì, nhưng thực ra là cái gì cũng phải biết, phải làm...